Google Apps ile daha fazla zaman geçirmek

Google tarafından sunulan Apps hizmetinin standart sürümünü kullanarak küçük ölçekli bir işletmenin elektronik posta haberleşme altyapısı nasıl kurulur?

Önce, bu yazımda anlattığım gibi, Google Apps'a başvurarak sahip olduğumuz alan adına ait bir kayıt açılır. Örnek alan adım firmaadi.com ve firmaadi.com.tr. Ben, firmaadi.com alan adını kullanarak Google Apps'da bir hesap açtım. Ama bir sonraki adımda firmaadi.com.tr'yi de Google Apps'a ekleyeceğim. Bunun için yukarıdaki resimde üstteki menüden Alan ayarları>Etki alanı adları'na gelerek "Alan takma adı" ekliyorum.

Yeni alan adı ekleme önceki yazımda anlattığım doğrulama işlemine tabi. Doğrulama işleminden sonra com.tr uzantılı alan adımı kullanarak da Google Apps hizmetlerinden faydalanabilirim. Ancak com.tr uzantılı bir e-posta adresinden mesaj göndermek için bu adresi de ilgili hesaba/hesaplara tek tek eklemek gerekiyor. Bunun için toplu yapılabilecek bir ayar göremedim. Örnek olarak bir e-posta adresine firmaadi.com.tr alan adını eklemek için o hesapla açılan bir oturumda (muhtemelen mail.firmaadi.com üzerinden) Ayarlar>Hesaplar kısmına gelerek yeni bir e-posta adresi eklemek gerekiyor.

Elbette bu da doğrulama gerektiriyor. Posta kutumuza giderek Google'dan gelen mesajdaki şifreyi verilen kutuya girerek doğrulama işlemi tamamlanıyor. Bundan sonra yeni mesaj gönderirken Gönderen kısmından hangi adresten göndermek istediğimi seçebiliyorum.

Bunlara ek olarak firmamın başka ihtiyaçları daha var. Her çalışan için (aslında ücretsiz olan standart sürümde 50'ye kadar) bir e-posta adresi/hesabı yarattım. Çalışanları da çalıştıkları bölümlere göre gruplara üye yaptım.

Örneğin Muhasebe grubundaki kullanıcılar için yarattığım Muhasebe Grubu'nun e-posta adresi muhasebe@firmaadi.com şeklinde. Bu adrese gelen mesajların birer kopyası, grup üyelerine iletilecek. Ayrıca bu adrese gelen mesajlara cevap yazacağım adresin de bir kullanıcının yetkisinde olmasını istiyorsam o kullanıcıyı Muhasebe Grubu'nun sahibi yapmam gerek.

Ve elbette muhasebe@firmaadi.com şeklindeki bir mail adresini, grubun sahibi olarak atadığım kişinin hesabına yukarıda anlattığım şekilde Ayarlar>Hesaplar kısmından eklemem gerekiyor. firmaadi.com.tr hesabini da ekleyebilirim, ona da yetkim var.

Bunun dışında bir kullanıcı için rumuz eklemem de mümkün. Örneğin adı ve/veya soyismi çok uzun olan biri için daha kısa ve anlaşılır bir e-posta adresi yaratabilirim. Hem asıl isim ve soyismine gönderilen mesajları alabildiği gibi, hem de yeni verdiğimiz rumuz isme gelen mesajları alabilir. Elbette ki rumuz ismin alan adında başka bir kullanıcı veya grup isminde olmaması gerek.

Görüldüğü gibi bu e-posta adresi varsayılan adres olarak işaretlenmiş (rumuz kısmında * ile gösteriliyor). Bu, alan adımızda var olmayan bir adrese gönderilen mesajların da bu posta kutusuna düşeceği anlamına geliyor.

Ayrıca görüldüğü gibi her kullanıcının (bugün için) 7 GB depolama sınırı var. Google, gönderilen mesajlar için 20 MB'lık bir gönderme sınırı koymuş. Bir posta istemcisi (Outlook, Thunderbird vs) ile mesaj gönderiyorsanız 100 kişilik alıcı sınırlamanız var, aksi takdirde hesabınız geçici bir süre (birkaç gün) kapatılıyor. Ancak web üzerinden mesaj gönderiyorsanız bu sınır 500'e çıkıyor. Ayrıca söylendiğine göre eğer bu sınırın altında mesaj alıcısı eklemiş olsanız bile, çok sayıda (örneğin 25) kişinin e-mail adresini yanlış yazarsanız veya var olmayan mail adresleri eklerseniz hesabınızın kapatılması olasılığı yüksek.

Kullanırken farkettiğim birşey de, bir kullanıcının e-posta hesabını silerseniz, aynı hesabı tekrar yaratmak için 5 gün beklemenizin gerektiği. 5 gün içinde ille de mail almam gerek diyorsanız yapılabilecek ya rumuz yöntemini, ya da grup mail adresi yöntemini kullanmak (silinen kullanıcının adresinin aynısı bir grup yaratıp, söz konusu kullanıcıyı bu grubun üyesi yaparak).

Bilgi: http://www.labnol.org/internet/email/gmail-daily-limit-sending-bulk-email/2191/